Comment faire le suivi de ses clients de pet-sitting
Le plus difficile dans le pet-sitting, ce ne sont pas les animaux. Ce sont les détails : quel chat prend son comprimé le soir, où se trouve la clé de secours, quel code de portail a changé le mois dernier. Avec cinq clients, tout tient dans votre tête. Passé une dizaine, les détails commencent à s'échapper, et c'est un animal qui en paie le prix.
Ce qu'il faut vraiment noter
Pour chaque client, les informations du foyer :
- Nom, téléphone, courriel et adresse, plus les indications de stationnement si nécessaire.
- Comment entrer : clé, boîte à clé, code de portail, code d'alarme, et quoi faire si cela ne fonctionne pas.
- Un contact d'urgence autre que le propriétaire, pour quand celui-ci est injoignable.
Pour chaque animal, sa propre fiche :
- Nom, espèce et race, âge, et une photo, pour qu'il n'y ait jamais de doute sur quel animal est lequel.
- Alimentation : quoi, quelle quantité, à quelle heure, et où la nourriture est rangée.
- Médicaments : la dose, l'heure, et la façon dont l'animal les prend.
- Habitudes et particularités : se cache sous le lit, file par les portes ouvertes, a peur de l'orage.
- Le nom et le numéro du vétérinaire.
- À quoi ressemble un comportement normal pour cet animal, pour remarquer quand quelque chose cloche.
- Les emplacements pratiques : laisse, litière, gâteries, produits de nettoyage.
Un test simple : si un inconnu entrait avec vos notes pour seule aide, réussirait-il la soirée ? Si oui, vos notes sont complètes.
Les cinq endroits où les pet-sitters gardent tout cela, et comment chacun échoue
1. Dans la tête
Gratuit et immédiat, et cela fonctionne jusqu'au jour où cela ne fonctionne plus. La panne est silencieuse : on ne sait pas qu'on a oublié le nouveau médicament avant d'être debout dans la cuisine. La mémoire est le seul système impossible à vérifier.
2. Un carnet ou un classeur papier
Rapide à remplir et rassurant, mais il n'existe qu'en un seul exemplaire, et il est généralement à la maison quand vous en avez besoin dans le couloir de quelqu'un d'autre. Le papier vieillit aussi en silence : le changement d'alimentation de mars vit dans un texto, pas sur la page.
3. Les fils de textos
L'information existe, et c'est justement le piège. Elle est éparpillée sur des mois de conversation, un fil par propriétaire, mêlée aux échanges de planification. Faire défiler les messages à 6 h du matin pour savoir si Biscuit prend son comprimé le matin ou le soir, pendant que le chien attend : c'est comme cela que la plupart des pet-sitters découvrent qu'il leur faut un système.
4. Un tableur
Structuré et consultable, un vrai progrès. Mais un tableur est pénible sur un téléphone, il n'est pas relié à vos réservations ni à vos factures, et chaque mise à jour est une corvée remise à plus tard, c'est-à-dire à jamais.
5. Un logiciel dédié
Des fiches reliées à la planification et à la facturation, sur votre téléphone, mises à jour à l'instant où quelque chose change. La contrepartie est un coût mensuel. Il se justifie quand le temps passé à chercher les détails, ou le prix d'un médicament oublié, dépasse l'abonnement.
Deux tests pour le système que vous choisirez
- Le test de la porte. Devant la porte du client, pouvez-vous retrouver le code du portail en dix secondes ?
- Le test de l'endroit unique. Quand un horaire de repas change, y a-t-il exactement un endroit à mettre à jour, visible pour toutes les visites à venir ?
Le papier échoue au test de la porte. Les textos échouent au test de l'endroit unique. Votre système doit réussir les deux.
Comment PetSit s'y prend
PetSit garde une fiche par client et une par animal, chacune avec une photo. Chaque animal dispose d'un champ de notes qui sert de mode d'emploi : médicaments, horaires de repas, habitudes et particularités, coordonnées du vétérinaire, codes de portail, où se trouvent la laisse et la nourriture. Les notes accompagnent la réservation, donc ce dont vous avez besoin est attaché à la visite en cours. Vos réservations arrivent aussi dans l'application de calendrier que vous utilisez déjà (Apple Calendar, Google Calendar ou Outlook) grâce à un abonnement de calendrier, donc votre journée s'affiche là où vous regardez déjà, sans rien ouvrir de plus. Les photos et les fiches restent privées, visibles par vous seul, et vous pouvez exporter toutes vos données à tout moment aux formats JSON (JavaScript Object Notation) et CSV (valeurs séparées par des virgules) : votre liste de clients ne sera jamais prisonnière. PetSit fonctionne entièrement en français et en anglais et s'installe sur l'écran d'accueil du téléphone comme une application normale, sans passer par une boutique d'applications.
Voyez-le fonctionner en deux minutes
PetSit est un logiciel de gestion pour une personne qui gère seule son activité de pet-sitting : fiches clients et animaux, notes sur les animaux et la maison, planification et factures au même endroit, pensé pour votre téléphone. Vos réservations arrivent dans l'application de calendrier que vous utilisez déjà (Apple Calendar, Google Calendar ou Outlook), donc toute votre journée reste sous un seul regard. La démo est un exemple complet et fonctionnel avec des données fictives. Aucune inscription, et comme ce ne sont pas vos données, rien ne peut casser.
Le mois d'essai dure 30 jours, sans carte bancaire. Ensuite, 12 dollars par mois, tarif unique, sans frais par réservation.